Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Informationen

Wir freuen uns, dass Sie unsere Website und unseren Telegram-Bot PostKlartext nutzen. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

PostKlartext ist ein KI-gestützter Telegram-Bot, der Ihnen hilft, deutsche Behördenschreiben zu verstehen und darauf zu antworten. Dabei verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken.

2. Datenverarbeitung im Telegram-Bot

2.1. Erfasste Daten

Bei der Nutzung unseres Telegram-Bots verarbeiten wir folgende Daten:

• Telegram-Benutzer-ID: Eindeutige Kennung Ihres Telegram-Kontos
• Nutzername (optional): Falls Sie in Telegram einen Benutzernamen hinterlegt haben
• Spracheinstellung: Gewählte Sprache für die Kommunikation
• Hochgeladene Dokumente: Fotos oder PDFs von Behördenschreiben (siehe 2.2)
• Chat-Verlauf: Ihre Konversation mit dem Bot (letzten 30 Tage)
• Nutzungsdaten: Anzahl der Anfragen, Zeitstempel der Nutzung

2.2. Verarbeitung von Dokumenten

Wenn Sie Dokumente (Fotos oder PDFs) an unseren Bot senden, werden diese ausschließlich zur Zweckerfüllung verarbeitet: Analyse der Inhalte, Erklärung der Bedeutung und Erstellung von Antwortentwürfen. Die Dokumente werden nicht dauerhaft gespeichert, sondern nach der Verarbeitung automatisch gelöscht (in der Regel innerhalb von 24 Stunden).

Die KI-Analyse erfolgt über die API von Anthropic (Claude). Die Dokumente werden dabei temporär an die API übermittelt, aber von Anthropic nicht für Trainingszwecke gespeichert.

2.3. Abonnement und Zahlung

Wenn Sie unser kostenpflichtiges PRO-Abo buchen, verarbeiten wir zusätzlich:

• Zahlungsdaten: Diese werden ausschließlich über Stripe verarbeitet. Wir erhalten keine Kreditkartendaten.
• Abonnement-Daten: Beginn, Laufzeit, Kündigungsstatus Ihres Abonnements
• Rechnungsadresse: Falls Sie eine angeben

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung des Dienstes: Analyse Ihrer Dokumente und Erstellung von Antworten
• Kommunikation: Beantwortung Ihrer Anfragen im Chat
• Abonnementverwaltung: Abrechnung und Verwaltung Ihres PRO-Abos
• Verbesserung des Dienstes: Analyse von Nutzungsdaten zur Optimierung der KI-Antworten
• Sicherheit: Erkennung und Verhinderung von Missbrauch

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung (Bereitstellung des vereinbarten Dienstes)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Dienstes und Sicherheit
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z.B. bei Marketing-Kommunikation)

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten wie folgt:

• Dokumente: Automatische Löschung innerhalb von 24 Stunden nach Verarbeitung
• Chat-Verlauf: 30 Tage, danach automatische Löschung
• Nutzungsdaten: 12 Monate (für Analyse und Fehlerbehebung)
• Abonnement-Daten: Bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (ggf. 10 Jahre nach Steuergesetzen)
• Kontodaten nach Kündigung: Sofortige Löschung nach Ablauf der Kündigungsfrist

6. Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre persönlichen Daten nicht an Dritte weiter, außer in den folgenden gesetzlich zulässigen Fällen:

• Auftragsverarbeiter: Wir nutzen Stripe als Zahlungsanbieter und Anthropic als KI-Anbieter. Diese Verträge sind gemäß Art. 28 DSGVO vereinbart.
• Gesetzliche Pflicht: Wenn wir gesetzlich verpflichtet sind (z.B. bei Gerichtsbeschlüssen).
• Zustimmung: Wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Eine Übermittlung in Drittstaaten (außerhalb der EU/EWR) erfolgt nur unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen der DSGVO.

7. Ihre Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft: Sie können Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten verlangen (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung: Sie können die Berichtigung falscher Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
• Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 18 DSGVO).
• Widerspruch: Sie können der Verarbeitung widersprechen (Art. 21 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit: Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten (Art. 20 DSGVO).

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: support@postklartext.de

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (z.B. beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht) einzureichen.

8. Sicherheit der Daten

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören:

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS)
• Verschlüsselte Speicherung
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugriffskontrollen und Authentifizierung
• Regelmäßige Backups

Dennoch ist keine Übertragung über das Internet oder elektronische Speicherung 100% sicher. Wir können keine absolute Sicherheit garantieren.

9. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet keine klassischen Cookies oder Tracking-Technologien. Im Telegram-Bot werden keine Cookies verwendet. Telegram selbst setzt technische Cookies für die Funktion der Plattform – hierauf haben wir keinen Einfluss.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der gesetzlichen Anforderungen oder bei Anpassungen unseres Dienstes zu ändern. Die aktuelle Version finden Sie immer auf unserer Website. Wesentliche Änderungen werden Ihnen im Telegram-Bot angekündigt.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte kontaktieren Sie uns bitte:

E-Mail: support@postklartext.de
Telegram: @PostKlarTextBot